President-Commissaris bepaalt aandacht voor cultuur en gedrag

Een goede voorzitter zorgt dat cultuur, gedrag en reputatie op de agenda staan bij de Raad van Commissarissen. Maar dat gebeurt nog veel te weinig, waardoor de andere leden van de RvC het minder makkelijk vinden om dat zelf te doen.

De voorzitters van RvB en RvC bepalen wat er op de agenda staat zodat er gezamenlijk verantwoordelijkheid kan worden genomen. Door de relatie met de directeur of CEO heeft de voorzitter van de RvC bij uitstek zicht op het reilen en zeilen van de organisatie. Dat neemt niet weg dat leden als ze dat nodig vinden cultuur, gedrag en reputatie zelf moeten agenderen.

Dat schrijven Marlies de Ruyter de Wildt en Marleen Janssen Groesbeek in de publicatie ‘Voorkom toezicht met een dode hoek’. De publicatie is een samenvatting van hun verkennend onderzoek onder commissarissen naar integratie van cultuur, gedrag en reputatie in de toezichtsroutine.

Dwingende groepsdynamiek

De verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het toezicht ligt bij de commissaris zelf. Hij kan zich niet verschuilen achter de gezamenlijke besluitvorming mocht er wat misgaan. Toch kan de groepsdynamiek binnen de raad als dwingend worden ervaren. ‘Er ontstaan heel snel bepaalde spelregels: hoe wordt met bepaalde onderwerpen omgegaan, wat wordt er wel aangekaart en wat niet.’ Uit de rondetafels en de interviews blijkt dat de voorzitter een grote invloed heeft op de manier waarop de RvC functioneert. Bij de ene RvC wordt de agenda strak gevolgd en is er weinig ruimte voor discussie en ad hoc inbreng van onderwerpen. Bij de andere RvC wordt de inbreng van net aangetreden commissarissen zeer gewaardeerd en is er ruimte voor dialoog. Dat betekent dat een voorzitter die weinig ruimte geeft voor debat, het de andere commissarissen moeilijker maakt om door te vragen als ze niet helemaal tevreden zijn met de informatie die ze hebben.

Persoonlijke moed

Uit de gesprekken blijkt dat nieuwe commissarissen met name bij een procedurele voorzitter eerst observeren hoe de raad functioneert. Een jonge commissaris vertelde dat bij de ene RvC bij zijn aantreden was uitgenodigd om zijn visie en observaties over de organisatie te delen en dat, toen hij dat wilde doen bij de andere, de voorzitter zei dat dat niet de bedoeling was. Ervaren commissarissen lieten weten dat ze dit beeld herkennen maar dat met de ervaring ook het lef toeneemt om te blijven doorvragen, ook als dat niet altijd wordt gewaardeerd door de voorzitter of door bijvoorbeeld leden van de RvB. Dat betekent dat de commissaris soms zijn persoonlijke moed zal moeten activeren om vasthoudend te zijn en de informatie te krijgen die hij belangrijk vindt. Het grote aantal boeken en artikelen die de laatste jaren zijn verschenen over de kwaliteit van het toezicht laten zien dat dat laatste niet eenvoudig is.

Teamgevoel

Een open relatie met alle leden van de RvC is ook een behoefte van commissarissen. Op elkaar kunnen vertrouwen, een team zijn, is een vaak gehoorde opmerking. Daar is een toegankelijke voorzitter die het bredere belang van goed toezicht op cultuur, gedrag en reputatie onderkent en alle leden daarbij van dienst is ook een belangrijke behoefte.

Er is daarnaast ook behoefte aan vaker contact tussen de commissarissen. Dat hoeft niet altijd formeel te zijn, maar regelmatig ‘informeel’ geïnformeerd te worden, zeker als de organisatie in het nieuws is, wordt gewaardeerd samen met de mogelijkheid om ook meer informatie te kunnen uitwisselen. Het creëren van een teamgevoel zorgt dat mensen elkaar makkelijker kunnen aanspreken, zij weten wat ze aan elkaar hebben en zullen zaken sneller aankaarten. Er is een belangrijke rol weggelegd voor iedere commissaris en met name de voorzitter bij het creëren van een teamgevoel. Dit kan wat vaker worden benadrukt.

Publicatie

Het onderzoek is uitgevoerd door Marleen Janssen Groesbeek en Marlies de Ruyter de Wildt, in samenwerking met Caroline Zegers en Anniek Bakker van Deloitte. In de publicatie ‘Voorkom toezicht met een dode hoek’ leest u de resultaten en inzichten. U kunt de publicatie bestellen via het contactformulier.

Save the date

Woensdagmiddag 13 maart 2019 vindt de officiële presentatie van het onderzoek plaats bij Hogeschool Avans in Den Bosch. Als u geïnteresseerd bent in een uitnodiging, kunt u dit kenbaar maken via ons contactformulier.